La automatización de procesos, el mejor aliado para los hoteleros

La automatización ha transformado la manera en que los establecimientos realizan muchas de sus tareas diarias. Aunque el concepto de automatización ha existido durante décadas, con máquinas como lavadoras, lavavajillas o ascensores, la automatización informática representa un salto cualitativo hacia la modernización de procesos más complejos y diversos.

El objetivo de la automatización es realizar, de forma más eficiente, tareas repetitivas que consumen una cantidad significativa de tiempo y recursos humanos. La automatización puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del huésped, para que los empleados puedan dedicarse ofrecer un servicio de calidad, eficiente y orientado al cliente, que aborde tareas más complejas que requieran un servicio personalizado o la resolución de problemas.

Ventajas de la automatización de procesos

La automatización de procesos ofrece múltiples beneficios a los hoteleros, comenzando por el ahorro de tiempo. Al automatizar tareas sencillas, el personal puede enfocarse en labores más complejas y estratégicas. Este ahorro de tiempo se traduce directamente en una reducción de costes, ya que las tareas que antes requerían intervención humana ahora se completan de manera automática.

Además, la automatización está orientada a mejorar la experiencia del huésped. Procesos más rápidos y precisos aseguran una estancia más agradable y personalizada. La gestión automatizada de datos permite ofrecer comunicaciones y experiencias totalmente personalizadas, basadas en las preferencias y comportamientos de cada huésped. Asimismo, la reducción de errores humanos a través de la automatización incrementa la eficacia operativa y la productividad del hotel, creando un entorno más eficiente.

Muchos de estos sistemas de automatización permiten la conectividad con otras herramientas para que todo esté coordinado y los datos se compartan de forma más ágil y sincronizada. Aunque la inversión inicial de recursos suele ser un impedimento para la automatización de procesos, a la larga, sus beneficios superan ampliamente los costes.

Ejemplos de automatización de procesos

1. Check-in

El check-in online permite a los huéspedes registrarse en el hotel antes de su llegada. En comparación con el check-in tradicional en la recepción del hotel, el check-in online permite simplificar el proceso de entrada al alojamiento. Es más rápido, cómodo y seguro para los huéspedes, y también más eficiente para los hoteleros. Los huéspedes ya no tienen que esperar en una larga fila o interactuar con el personal de recepción, su información se almacena de manera más segura y permite a los trabajadores dedicar más tiempo a los huéspedes que necesitan ayuda o información adicional.

2. Chatbots

Cada vez más hoteleros están implementando el uso de chatbots, programas informáticos que simulan conversaciones humanas con el usuario y que permiten atenderlos en tiempo real. Los chatbots pueden realizar tareas que van desde la atención al cliente hasta las ventas, como la automatización de conversaciones y respuestas, la captación de leads, el tratamiento de datos o el procesamiento de pago. Todo tipo de tareas que permiten ahorrar tiempo, costes y recursos a los hoteleros.

3. Aplicaciones

Las aplicaciones hoteleras permiten automatizar una amplia gama de procesos, como la gestión de reservas, la comunicación entre huéspedes y personal del hotel, la información del alojamiento y sus instalaciones o los pagos y la facturación. A su vez, al hotelero le permite enviar ofertas y promociones personalizadas y automatizar la recolección de opiniones y encuestas de satisfacción al final de la estadía, entre muchos otros.

4. Sistema de gestión hotelero (PMS)

El PMS (de las siglas del inglés Property Management System) es, desde hace algunos años, el centro neurálgico de la operativa de un alojamiento. Este sistema de gestión hotelero sirve para controlar, organizar y ejecutar las actividades diarias de un hotel, como la asignación de habitaciones, la definición de los precios o la emisión de facturas, que anteriormente se realizaban de forma manual, para agilizar las tareas del hotelero.

5. Channel Manager

El Channel Manager es una herramienta que sirve para gestionar todos los canales de reservas online en los que se anuncia el establecimiento. Este sistema de gestión se encarga de actualizar en tiempo real los cambios de precio o de disponibilidad de las habitaciones y enviar al hotel los detalles de las reservas, modificaciones o cancelaciones realizadas por los huéspedes en los canales de reservas online.

6. Motor de reservas

Contar con un motor de reservas, o booking engine, es fundamental para optimizar la gestión de reservas y aumentar las ventas directas. El motor de reservas es una aplicación de software que permite a los usuarios realizar reservas online sin intermediarios de forma segura. Cuenta con un calendario de disponibilidad, permite la personalización de tarifas y ofertas, integra diversos sistemas de pago y automatiza confirmaciones y recordatorios, ahorrando mucho tiempo en la gestión por parte del hotelero.

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